Czym jest BDO?

BDO, czyli Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami to zintegrowany system teleinformatyczny, w skład którego wchodzi elektroniczny Rejestr BDO oraz moduły ewidencji i sprawozdawczości.

Elektroniczny rejestr BDO został uruchomiony 24 stycznia 2018 r. przez ówczesne Ministerstwo Środowiska i jest prowadzony przez marszałków województw. Obowiązek wpisu do rejestru dotyczy wszystkich podmiotów działających w obszarze gospodarowania odpadami.

Czym jest sprawozdanie BDO?

Sprawozdanie BDO, czyli roczne sprawozdanie dotyczące gospodarki odpadami, jest istotnym dokumentem, który każdy przedsiębiorca prowadzący działalność związaną z wytwarzaniem odpadów musi złożyć raz w roku do właściwego urzędu marszałkowskiego.

Sprawozdanie w systemie BDO służy przede wszystkim do zbiorczego dokumentowania sposobów postępowania z odpadami. Podmioty gospodarcze są zobowiązane do rejestrowania w nim informacji o rodzajach, ilościach oraz metodach postępowania z odpadami, co umożliwia bardziej efektywną kontrolę i zarządzanie gospodarką odpadami w kraju.

Sprawozdanie może dotyczyć 3 następujących obszarów działalności: 

• sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami
• sprawozdanie o produktach, opakowaniach i o gospodarowaniu odpadami z nich powstającymi
• sprawozdanie o odebranych odpadach komunalnych

Kto składa sprawozdania BDO?

Każdy podmiot, który prowadzi działalność związaną z wytwarzaniem odpadów lub gospodarowaniem odpadami, jest zobowiązany do składania w systemie BDO rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach. Obowiązek ten dotyczy także firm, które zajmują się zbieraniem odpadów, przetwarzaniem zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, a także złomowaniem pojazdów wycofanych z eksploatacji. Każdy przedsiębiorca, który działa w tych obszarach, musi prowadzić ewidencję odpadów i zbierać dane o produktach w opakowaniach oraz o gospodarce odpadami.

Składają go więc przede wszystkim podmioty:

• prowadzące działalność związaną z wytwarzaniem odpadów i gospodarowaniem odpadami,
• zajmujące się zbieraniem odpadów, przetwarzaniem zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, a także pojazdów wycofanych z eksploatacji.

Nie składają go podmioty:

• nieobjęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji odpadów, w tym wytwórcy odpadów komunalnych w gospodarstwach domowych,
• zobowiązane do prowadzenia ewidencji, które w poprzednim roku nie wytwarzały ani nie gospodarowały odpadami (nie muszą składać „sprawozdania zerowego”).

Termin i miejsce składania sprawozdania.

Roczne sprawozdanie składa się wyłącznie elektronicznie w terminie do 15 marca do marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Jest to niezbędne, aby prawidłowo dokumentować karty ewidencji oraz karty przekazania odpadów w zakresie odpadów komunalnych oraz innych. W przypadku nieprowadzenia działalności, można złożyć sprawozdanie zerowe.

Jeżeli podmiot obowiązany do sporządzenia rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami nie składa tego sprawozdania, podlega karze grzywny.

Czym jest KPO i KEO?

Sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami powinno zawierać informacje o KPO (kartach przekazania odpadów) oraz KEO (karty ewidencji odpadów).

KPO to kluczowy dokument w ewidencji odpadów, potwierdzający prawidłowe przekazanie odpadów uprawnionemu odbiorcy. Obowiązek jego wystawienia spoczywa na wytwórcy odpadów, który musi wypełnić i wystawić kartę w chwili przekazywania odpadów odbiorcy.

KEO może być wystawiana i prowadzona wyłącznie w systemie BDO. Pełni funkcję podobną do księgi przychodów i rozchodów, dokumentując przepływ odpadów. Podmiot zobowiązany jest do wskazania w KEO, w jaki sposób nabył odpady oraz co dalej się z nimi stało. Karta Ewidencji Odpadów stanowi podstawę do sporządzenia sprawozdania odpadowego BDO.

Celem dokumentów jest zapewnienie kontroli nad obiegiem odpadów, biorąc pod uwagę przede wszystkim masy, ilości, klasyfikacje, oraz podmioty uczestniczące w procesie.

Co jest wyzwaniem w sprawnym przygotowaniu sprawozdania?

Sprawozdanie wymaga przetworzenia i uzgodnienia dużej liczby danych pochodzących z różnych źródeł np. z systemu BDO, z systemów wagowych, z księgowości lub od kontrahentów. Konieczność przeprowadzenia procesu w sposób rzetelny, bez ryzyka przyszłych konsekwencji w postaci kar za błędy w sprawozdaniu, powoduje, że proces jest czasochłonny i angażujący. 

Wyzwaniami z jakim spotykają się pracownicy działów odpowiedzialnych za sprawozdawczość BDO są m. in.:

Kompleksowość danych

• Konieczność zebrania szczegółowych informacji o rodzajach, ilościach oraz sposobach postępowania z odpadami.
• Utrzymanie spójności danych pomiędzy różnymi źródłami, np. ewidencją odpadów, kartami przekazania odpadów, czy dokumentami księgowymi.

Wymogi formalne i prawne

• Dokładne przestrzeganie wymagań określonych w przepisach.
• Prawidłowe wypełnienie odpowiednich sekcji, tabel oraz wskazanie właściwych danych, takich jak masy odpadów czy opakowań.

Złożoność systemu BDO

• Obsługa interfejsu systemu BDO i poprawne korzystanie z jego funkcji może być trudna, szczególnie dla nowych użytkowników.
• Weryfikacja zgodności danych wprowadzanych do systemu z wcześniejszymi zapisami.

Czasochłonność

• Przygotowanie i weryfikacja sprawozdania może wymagać dużo czasu, zwłaszcza przy dużej ilości danych do przetworzenia.
• Terminowe przygotowanie sprawozdania zgodnie z obowiązującymi terminami prawnymi.

Ryzyko błędów

• Możliwość popełnienia błędów w masach, obliczeniach opłat produktowych lub wskazaniu danych podmiotu.
• Niewłaściwe przyporządkowanie odpadów do odpowiednich kodów czy kategorii.

Zmieniające się przepisy

• Konieczność aktualizowania wiedzy o zmianach w przepisach.
• Dopasowanie procedur wewnętrznych do nowych wymagań.

Koordynacja wielu działów

• Współpraca pomiędzy różnymi działami firmy, np. logistyką, produkcją, księgowością czy ochroną środowiska, w celu zebrania pełnych danych.

W konsekwencji wyzwań z jakimi trzeba się mierzyć podczas analizy danych odpadowych i przygotowywania sprawozdania, jednymi z najczęściej popełnianych błędów w są:

• Nieprawidłowe obliczenie masy opakowań wprowadzonych na rynek lub odpadów przekazanych do przetworzenia.
• Nieprawidłowe obliczenie masy będącej podstawą obliczenia opłaty produktowej.
• Nieobliczenie lub błędne wyliczenie opłaty na rzecz publicznych kampanii edukacyjnych.
• Błędy w sekcji raportującej eksport opakowań za granicę.

Jak usprawnić sprawozdawczość BDO?

Istnieją rozwiązania, które znacząco usprawniają proces przygotowywania sprawozdań BDO dzięki automatyzacji raportowania oraz szybkiemu zbieraniu i przetwarzaniu danych pochodzących z rejestrów takich jak BDO, KPO czy KEO. Systemy te umożliwiają automatyczne generowanie raportów pomocnych podczas tworzenia sprawozdań zgodnych z przepisami, minimalizując ryzyko błędów i oszczędzając czas potrzebny na ręczne wprowadzanie danych.

Dzięki integracji z rejestrem BDO oraz ewidencjami odpadów, użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym uzyskać dostęp do pełnych i aktualnych informacji. Automatyczne przetwarzanie dużych ilości danych pozwala również lepiej zarządzać dokumentacją, zapewniając zgodność z wymogami prawnymi i terminowe składanie sprawozdań.

Dodatkowe korzyści obejmują:

• Redukcję kosztów dzięki ograniczeniu pracy manualnej.
• Lepszą kontrolę nad procesami gospodarowania odpadami i opakowaniami.
• Możliwość szybkiego tworzenia raportów na potrzeby audytów lub analiz wewnętrznych.
• Zwiększenie przejrzystości i łatwiejsze śledzenie przepływu odpadów w firmie.

Takie rozwiązania nie tylko wspierają efektywność, ale również przyczyniają się do budowania bardziej odpowiedzialnej i zrównoważonej gospodarki odpadami. Należy też pamiętać, że świadome zarządzania odpadami jest coraz ważniejsze w kontekście takich przepisów jak GOZ (Gospodarka Obiegu Zamkniętego), czy też ESG (Environment, Social, Governance), które nakładają na firmy nowe wymagania.

Jeśli jesteś zainteresowany systemem wspierającym Twoją działalność w zakresie sprawnego przetwarzania danych z bazy BDO, to zapraszamy do kontaktu.